Sistema de Gestão: como começar?
Quando se ouve falar de sistemas de gestão paira a dúvida, será que é aplicável à minha empresa? Vamos entender?
Os Sistemas de Gestão são metodologias desenvolvidas para organizar e padronizar formas de trabalho e o tratamento de informações.
E uma empresa com processos de trabalho, fluxos de informações e demais atividades relacionadas ao negócio organizados tende a ter mais sucesso. Então vale a pena pensar no assunto.
“Mas eu sou pequeno, por onde começar?”
Comece montando uma pequena equipe de trabalho, preferencialmente uma pessoa de cada setor. Estas pessoas serão fundamentais para ajudar a repensar os processos e buscar melhorias e participarão de todas as etapas posteriores.
A seguir detalhe seu processo produtivo e tudo que é importante para que ele funcione bem. Desenhe, se possível, para tornar visível as entradas, saídas e atividades de apoio, defina o que é crítico.
Faça um levantamento dos principais problemas que você e sua equipe tem tido. Reclamações de clientes? Perdas de processo? Perda de informações ou de rastreabilidade? O que está travando o funcionamento do seu negócio?
Com base nestas informações você terá condições de identificar onde estão os setores e processos que precisam de remodelagem, equipamentos que precisam ser trocados, capacitações que precisam ser dadas.
A partir daí você pode pedir ajuda a um velho conhecido das empresas, o ciclo PDCA.
-Plan – Planejar: o que e como deve ser feito;
-Do – Executar: implantar o que foi planejado;
-Check – Verificar: tenha indicadores e acompanhe após a implantação para ver se os resultados estão sendo atingidos;
-Act – Agir: aja após verificação dos indicadores, corrija o que precisar, mantenha padronizado o que deu certo.
Não conhece o PDCA? Na internet você encontrará inúmeros materiais explicando esta sequência de ações com maior profundidade.
Padronize as atividades mantenha seus processos funcionando. Verifique regularmente seus indicadores.
Pronto, você já pode dizer que tem um sistema de gestão, com processos organizados, equipe comprometida e tudo funcionando.
E aqui queremos desmistificar o que são os sistemas de gestão e mostrar que podem ser simples e ser o início de um processo de melhoria da sua empresa. Não há necessidade por começar com sistemas complexos e burocráticos.
Mas esta não é uma página de Segurança e de Meio Ambiente?
Sim! E queremos mostrar que gestão de segurança do trabalhador ou ambiental possui os mesmos passos de qualquer sistema de gestão.
-Desenhe seu processo, entenda todos os riscos e impactos ambientais que ele gera.
-Faça um planejamento de como resolver estes problemas sem causar transtornos desnecessários ao processo produtivo.
-Implante melhorias no seu processo produtivo, reduza riscos e impactos ao meio ambiente.
-Estabeleça indicadores e mantenha vigilância sobre estes, verificando os pontos que ainda precisam de ajustes.
-Mantenha o sistema funcionando, com novos planejamentos, ações e verificações.
Tenha um desempenho socioambiental cada vez melhor!